私は40代の会社員で、事務や進捗管理の仕事をしています。
仕事柄、ひとつの作業を進めている途中でも、「この数字、あとで確認した方がいいかもしれない」「この案件、先に関係者に聞いておいた方が安全かも」といったことが次々に頭に浮かびます。
前までは、それが浮かんだ瞬間に気になってしまい、その場で資料を開いたり、メールを探したり、別件の進捗を確認したりしていました。
自分では丁寧に仕事をしているつもりでしたが、気づくと本来やるはずだった作業が中断されて、何をどこまで進めたのか分からなくなることがよくありました。
優先順位がつけられないというより、横道にそれたまま戻れない
特にしんどかったのは、「優先順位がつけられない」というより、「横道にそれたまま戻れない」ことでした。
最初は進捗表を更新しようとしていたのに、途中で気になる確認事項が出てきて、それを見にいった先でまた別の確認事項が見つかることがありました。
その繰り返しで、夕方になっても肝心の作業が終わっていない日もありました。
しかも、確認したこと自体は無駄ではないので、自分でも「何が悪いんだろう」と整理しにくかったんです。
毎日仕事を終えたあとに、妙に疲れているわりに達成感が薄い。
その感じがずっと引っかかっていました。
確認をやめるのではなく、作業と分けるようにした
そんなときに試してみたのが、「作業前に今やることと今やらないことを一行ずつ書くこと」と、「25分集中して5分だけ確認する時間を固定すること」でした。
最初は正直、こんな簡単なことで変わるのかなと思いました。
もっと立派なタスク管理術とか、特別な集中法が必要なのではと思っていたからです。
でも逆に、私には複雑な方法より、このくらい単純なルールの方が合っていたようです。
最初にやったのは「今やること」と「今やらないこと」を書くこと
まず始めたのは、作業に入る前にメモ帳に二行だけ書くことでした。
「今やること」と「今やらないこと」です。
例えば、「今やること：進捗管理表の更新を最後まで終える」「今やらないこと：関連資料の細かい整合確認、他案件の問い合わせ対応」といった感じです。
本当にこれだけでした。
以前は、気になることが浮かぶたびに、その場で“今確認すべきかどうか”を判断していました。
でも先に線引きをしておくと、途中で気になることが出てきても、「これは今やらない方に入るな」と戻りやすくなりました。
頭の中だけで我慢するより、一度書いてあるものを見る方がずっとラクでした。
25分集中して5分だけ確認する時間を決めた
次に良かったのが、25分集中して、5分だけ確認していい時間を取るやり方です。
これも最初は半信半疑でした。
ですが、私には「確認したい気持ちを完全に消す」のが難しかったので、「あとで確認していい時間がある」と決まっているだけで気持ちが落ち着きました。
前は、確認したくなった瞬間にそのまま引っ張られていましたが、今は「それは5分の確認時間に回す」と一旦置けるようになりました。
禁止されると余計に気になるタイプなので、確認を悪者にしないやり方が合っていたんだと思います。
いちばん変わったのは、作業に戻る負担が減ったこと
やってみて一番変わったのは、作業に戻るまでの負担が減ったことです。
以前は一度それると、どこまでやっていたかを思い出すだけで時間がかかっていました。
でも今は25分ごとに区切りがあるので、戻るタイミングが明確です。
さらに、25分の終わりに「次はここから再開」と一言だけ残すようにしたら、再開がかなりスムーズになりました。
これだけで、午後のだるさや、終業前の焦り方がだいぶ変わりました。
忙しい日でも、流されにくくなった
もちろん、毎回完璧にできるわけではありません。
忙しい日は、どうしても確認したいことが増えますし、急ぎの依頼が飛び込んでくることもあります。
それでも、前のように何もルールがないまま流されるよりはずっといいです。
少なくとも今は、「気が散った自分を責める」より、「戻るための形を使う」という感覚で仕事ができています。
これが思った以上に気持ちを軽くしてくれました。
一日の終わりに「今日はこれを終えた」と言いやすくなった
何より良かったのは、一日の終わりに「今日はこれを終えた」と言いやすくなったことです。
以前は細かい確認に時間を使っていたのに、肝心の作業が終わっていない感覚ばかり残っていました。
でも今は、小さくても区切って進められるので、達成感があります。
事務や進捗管理の仕事は、確認が多くて当然です。
だからこそ、確認をゼロにしようとするのではなく、確認と作業を分けて扱う方が自分には合っていました。
まとめ
もし同じように、仕事中に確認事項が気になって横道にそれてしまう人がいたら、まずは難しく考えずに試してみてほしいです。
「今やること」と「今やらないこと」を一行ずつ書くこと。
25分だけ進めて、5分だけ確認すること。
それだけでも、仕事の流れはかなり変わると思います。
私自身、集中力が劇的に強くなったわけではありません。
でも、気が散っても戻れるようになっただけで、毎日の仕事は思っていた以上にラクになりました。
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